La loi 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l'action sociale et médico-sociale donne la possibilité de prendre en compte, dans le budget des ESMS, une quote-part des dépenses relatives au siège de l'organisme gestionnaire.
Le financement de ces frais est subordonné à une autorisation de prise en charge des frais du siège, dont la procédure est détaillée dans le décret budgétaire du 22 octobre 2003, codifié aux articles R. 314-87 à R. 314-94-1 du CASF.
Cette autorisation est expresse ; elle prend la forme d'un arrêté de l'autorité administrative compétente.
Ainsi, la seule prise en charge dans les budgets de frais de siège ne vaut pas autorisation.
L'article R. 314-88 du CASF donne une liste indicative, et non limitative, des prestations du siège, dont la prise en charge peut ainsi être autorisée et financée. Il s'agit notamment de :
Les autorisations de prise en charge sont délivrées pour une durée de 5 ans.
Afin de présenter un budget prévisionnel "siège" au 31 octobre, il est préférable de présenter un dossier de demande d'autorisation bien avant cette échéance afin de laisser le temps au délai d'instruction.